Prozess Management

„Prozessmanagement sorgt für Effektivität und Effizienz in den erfolgskritischen Prozessen. Damit für begeisterte Kunden und gute wirtschaftliche Ergebnisse.“

  • Geschäftsprozesse sind bereichsübergreifende Prozesse.
  • Führungsprozesse sorgen für die strategische und operative Ausrichtung des Unternehmens.
  • Kernprozesse sind „Unsere Daseinsberechtigung“, d.h. der im Handelsregister eingetragene Zweck eines Unternehmen.
  • Unterstützende Prozesse stellen als interne Lieferanten mit ihren Leistungen die Funktion der Kernprozesse sicher.
  • Arbeitsprozesse finden in einer Abteilung oder einem Fachbereich statt.
  • Ein Detailprozess stellt einen Arbeitsablauf aus der Perspektive des einzelnen Mitarbeiter dar.

Prozesslandkarte

Die Erarbeitung einer Prozesslandkarte ist ein erster wichtiger Schritt Richtung einer Prozessorientierten Organisation (POO).

  • Die in der Prozesslandkarte benannten Prozesse werden jeweils von einem verantwortlichen Prozesseigner / Prozessmanager proaktiv geführt.
  • Kennzahlen zur Prozessleistung, gemeinsame Prozessziele, Quality Gates und Spielregeln stellen eine effektive und effiziente Erfüllung der Kundenanforderungen sicher.
  • Aktuelle Prozess Standards gewährleisten, dass jeder Mitarbeiter in einem Prozess so gut arbeitet, wie es die Organisation kann.
  • Die Prozesseigner / Prozessmanager besitzen die Autorität bei Bedarf Optimierungen an ihrem Prozess vorzunehmen, um optimale Ergebnisse zu gewährleisten.

Prozessorientierte Teamarbeit

  • Die in vielen Branchen noch neue Form einer Prozessorientierten Zusammenarbeit bringt alle Schlüsselspieler der an einem Prozess beteiligten Fachbereiche an einen Tisch.
  • Bei der interdisziplinären Teamarbeit wird der persönliche Horizont im Laufe der Zeit erweitert. 
  • Der regelmäßige Blick über den eigenen Tellerrand hinaus schafft die Voraussetzung für neue und bessere Lösungen für die zahlenden Kunden.
  • Prozessorientierte Teamarbeit bedeutet, dass Prozessschritte beim „ersten Mal richtig“ ausgeführt werden.
  • Relevante Informationen, Erfahrungen und Know-how werden frühzeitig ausgetauscht. 
  • Das spart Zeit und sorgt für eine bessere Qualität bei den Prozessergebnissen.
  • Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, da es Dank der kooperativen und kollegialen Zusammenarbeit weniger Missverständnisse, Reibereien, Streit und Stress gibt. 
  • Finales Ergebnis sind begeisterte Kunden, welche das Unternehmen weiterempfehlen und gerne wiederkommen.

Rolle Prozessmanager

  • Proaktive Prozessmanager spielen als „Kümmerer“ eine besondere Rolle und halten ihre Prozesse in allen Phasen optimal am Laufen. 
  • Die von ihnen gemeinsam mit ihrem Prozessteam entwickelten Standards legen den Ablauf im jeweiligen Geschäfts-, Arbeits- und Detailprozess für alle Prozessbeteiligten verbindlich fest. 
  • Die Prozesseigner / Prozessmanager sind für die Leistungsfähigkeit und Weiterentwicklung ihres Prozesses verantwortlich. 
  • Bei auftretenden Störung im Prozess geht ein Prozessmanager an der Ort des Geschehen (Genba Management), um „live und in Farbe“ zu erleben, was gerade schief läuft. 
  • Neben dem fachlichen Know-how und geeigneten Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten benötigt ein Prozesseigner / Prozessmanager grundlegende Methodenkompetenz in Prozessanalyse, Prozessverbesserung und Prozessmanagement.

Prozess Management 4.0

Prozessmanagement nutzt die Chancen von Digitalisierung und die bei vielen Menschen entstandenen neuen Kompetenzen für eine zielorientierte Zusammenarbeit auf Distanz, von verschiedenen Standorten und vom Homeoffice aus.

Die persönlichen Fähigkeiten und das Know-how der unterschiedlichen Prozessbeteiligten werden, aufgrund einer kooperativen Zusammenarbeit im Prozess mit einem klaren Blick auf die Kunden, deutlich besser genutzt. Qualifizierte Mitarbeiter übernehmen eigenständig Verantwortung für die Ergebnisse ihrer Prozesse und haben dabei stets die Kunden im Blick.

Damit Prozessmanagement 4.0 Realität werden kann, sollten die in der Mindmap genannten Punkte beachtet werden.