„Mining Group Gold“
Die Teilnehmer im Besprechungsraum hat es schon immer genervt, wenn eine Besprechung ohne Ergebnisse verlaufen ist.
Heute wo viele Meetings Online stattfinden, verabschieden sich die Teilnehmer unbemerkt aus schlecht durchgeführten Meetings.
Sie sind zwar laut Bildschirm des Einladenden als Teilnehmer dabei, nutzen ihre Zeit jedoch im Homeoffice für sich persönlich sinnvoll anders. Es muss ja nicht gerade Candy Crush sein …
Thomas A. Kayser hat 1990 in seinem Buch „Mining Group Gold: How to Cash in on the Collaborative Brain Power of a Group“ sehr pragmatisch beschrieben, wie Meetings und Teamarbeit professionell gestaltet werden können. Wie es gelingt, das Potential aller Anwesenden effektiv und effizient zu nutzen, so dass in kürzerer Zeit (min. 50% Zeiteinsparung) bessere Ergebnisse erzielt werden können.
Die beschriebenen Methoden und Hilfsmittel wurden in den 1980 Jahren bei XEROX, USA als wesentlicher Baustein des Change Programm „Leadership Through Quality“ entwickelt und umgesetzt. Sie unterstreichen die Bedeutung der Teamarbeit und das Erzielen von Konsens durch sorgfältige Planung und Moderation von Gruppensitzungen für die Erzielung besserer Ergebnisse. 1989 gewann XEROX den Malcolm Baldrige National Quality Award sowie Auszeichnungen für Qualität in 18 weiteren Ländern.
In Deutschland war Vaillant 1996 das erste Unternehmen, dass im Rahmen des „Vaillant Exzellenz Prozess“ alle Führungskräfte und Mitarbeiter einen Tag lang in Besprechungen Effektiver Gestalten: Effektive Moderation trainiert hat.
Agenda, Aktionsliste
Zur Vorbereitung einer Besprechung sollte von der einladenden Person immer eine Agenda erstellt und an die Teilnehmer vorab verteilt werden.
Wenn die Themen der Besprechung vorab den Teilnehmern bekannt sind, können sich diese entsprechend auf das Meeting vorbereiten. Das spart im Meeting Zeit, sorgt für bessere Ergebnisse und bei pünktlichem Ende für zufriedene Teilnehmer.
Das Führen einer Aktionsliste stellt sicher, dass es in einer Besprechung konkrete Ergebnisse gibt. Die vereinbarten Aktivitäten werden mit jeweils einem Verantwortlichen aus dem Teilnehmerkreis sowie einem verbindlichen Termin festgehalten.
Nach der Besprechung ist die Aktionsliste das Werkzeug für den Leiter, um den Projektfortschritt zu koordinieren und sicherzustellen. Im Folgetermin wird dann zu Beginn kurz der Erledigungsgrad der Aktionsliste gecheckt. Das sorgt für Motivation bei den Teilnehmern, wenn sie sehen, dass es regelmässig Fortschritte bei der Bearbeitung der Themen gibt.
Rollen in Besprechungen
Die konsequente Umsetzung der Besprechungsrollen wirkt sich positiv auf Engagement und Motivation der Teilnehmer sowie die erzielten Ergebnisse in einer Besprechung aus.
Der Leiter lädt zu einer Besprechung ein und ist für die „Ergebnisse“ am Ende des Tages verantwortlich.
Die Besprechungsorganisation (Online/Präsenzform) und das notwendige Reporting an die in einem Projekt beteiligten Stakeholder sind Aufgabe des Leiter.
Ein Moderator stellt als „Dirigent“ sicher, dass sich alle Teilnehmer mit ihrer Kompetenz, ihrem Know-how und ihren Erfahrungen aktiv einbringen. Bleibt auch bei kontroversen und emotional geführten Diskussionen neutral und behält den Überblick. Führt nach dem Austausch der verschiedenen Informationen und Meinungen bei einem Thema, dann notwendige Entscheidungen im Konsens herbei.
Der Protokollant ist das „Gedächtnis“ einer Besprechung und hält alle wesentlichen Inhalte, Entscheidungen, vereinbarten Aktionen in geeigneter Form fest.
Ein Zeitnehmer stellt als „Zeitgewissen“ sicher, dass alle Teilnehmer bewusst mit der knappen Ressource Zeit umgehen. Es damit selbst in der Hand haben, dass eine Besprechung pünktlich beendet wird.
Tuckman Modell
Die vier Phasen der Teamentwicklung nach Tuckman sind ein sehr gutes Modell um zu verstehen, weshalb ein Team Höchstleistungen bringt oder nicht.
Damit ein Team sein Potential wirklich nutzt und das Ergebnis der Teamarbeit am Ende größer als die Summe der Einzelleistungen ist, muss ein Team alle vier Phasen durchlaufen.
Beim Start der Zusammenarbeit mit einem neuen Team und / oder einem neuen Thema sollte man als Leiter für den Prozess der Teamentwicklung entsprechend Zeit einplanen.
Selbst wenn sich alle Teammitglieder bereist „gut“ aus der Vergangenheit kennen, durchläuft ein Team trotzdem die Phasen 1,2,3, bis es in 4. Performing angelangt ist.
Wenn ein Team in der Performing Phase angelangt ist, dann wird die vorher für das Teambuilding investierte Zeit, schnell wieder hereingeholt.