Erstellung einer Schnittstellenmatrix

Die für das eigene Business erfolgskritischen Ist-Prozesse wurden aufgenommen und in der richtigen Flughöhe beschrieben. Abläufe und Vorgehensweisen, die vorher in ihrer Gesamtheit intransparent und den verantwortlichen Personen nur in Bruchteilen bekannt waren, sind jetzt von Prozessanfang bis Ende sichtbar. 
Was bei einer genaueren Betrachtung sofort auffällt ist, dass es meist mehr als eine aktiv beteiligte Person, mehrere Fachbereiche in der eigenen Organisation und / oder externe Akteure für eine effektive und effiziente Prozessdurchführung gibt. 

Die Weitergabe eines sich in Arbeit befindendes Thema von einer Person an eine andere, bedeutet aus prozessualer Sicht immer eine Schnittstelle im Prozess. Solange die Schnittstellen alle in derselben Abteilung oder demselben Team sind und kollegial zusammenarbeiten, funktionieren Prozesse einwandfrei. 

Wenn ein Prozess jedoch diese Komfortzone verlassen hat, dann wird es oft spannend. Außerhalb des eigenen Wirkungsbereichs kann es jetzt, zu Verzögerungen und Qualitätsverlusten, zusätzlichem Aufwand sowie steigenden Kosten für ein Prozessergebnis kommen.

Die Ursachen hierfür können vielfältig sein:
– Medienbrüche im Prozess (IT-System 1 => Papier => IT-System 2 => Excel => ???)
– Unklare Zuständigkeiten / fehlende Ansprechpartner / häufig wechselnde Personen
– Kein gemeinsames Prozessverständnis / unklare Rollen im Prozess / fehlende Spielregeln für den Gesamtprozess
– Fehlende Fachkompetenz auf der anderen Seite
– Macht und Mikropolitik / Partikularinteressen / Silodenken
– Unklare Kundenanforderungen / Interpretation der Spezifikationen
– Führungskräfte interessieren sich nicht für die Prozesse

Die Erstellung einer Schnittstellenmatrix für die wesentlichen Prozesse hilft dabei, schnell einen Überblick über die Qualität von Schnittstellen in der Organisation zu gewinnen.

Das ist ein erster wichtiger Schritt, wenn es um ein aktives Prozessmanagement erfolgskritischer Prozesse im Unternehmen geht.

Sollte die Analyse und Verbesserung von Prozess Schnittstellen auch bei ihnen ein Thema sein, dann dürfen Sie gerne mit mir Kontakt wilhelm.kummer@wkco.de aufnehmen.